Dział Administracyjno-Techniczny
Dział Administracyjno-Techniczny jest jednostką organizacyjną administracji wydziałowej - bezpośrednio podległą kierownikowi administracyjnemu - właściwą w zakresie organizowania oraz realizowania zadań ekonomiczno-finansowych, technicznych, organizacyjnych i ochrony zasobów materialnych Wydziału.
Kierownik administracyjny
dr Leszek Brzeźny
e-mail: leszek.brzezny(at)wat.edu.pl
tel.: +48 261 83 87 90 (bud. 100 pok. 267)
Do zakresu zadań Działu Administracyjno-Technicznego należy:
- dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
- sprawowanie nadzoru nad przebiegiem eksploatacji sprzętu technicznego oraz przestrzeganiem limitów eksploatacyjnych;
- organizowanie i udział w realizacji przedsięwzięć modernizacyjnych bazy dydaktycznej i naukowo-badawczej;
- planowanie potrzeb materiałowych oraz sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem gospodarki sprzętem technicznym, kwaterunkowym i gospodarczym;
- prowadzenie racjonalnej gospodarki składnikami majątkowymi Wydziału nie dopuszczając do powstania nadmiernych zapasów materiałowych;
- analizowanie potrzeb, planowanie i udział w przygotowaniu prac remontowych oraz konserwacji obiektów budowlanych i technicznych Wydziału, a także uczestniczenie w odbiorze technicznym prac z tego zakresu;
- współudział w organizowaniu i realizacji zadań objętych procedurami udzielania zamówień publicznych;
- sporządzanie planów upłynnienia i wybrakowania zbędnych środków materiałowo-technicznych Wydziału;
- analizowanie potrzeb i przygotowanie propozycji inwestycji w techniczne środki ochrony oraz realizowanie zadań w tym zakresie;
- organizowanie i nadzorowanie na szczeblu Wydziału ochrony fizycznej oraz sprawowanie stałego nadzoru nad bieżącą realizacją zadań zapewniających skuteczną ochronę obiektów oraz pomieszczeń Wydziału;
- nadzorowanie przestrzegania obowiązujących przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
- sprawowanie nadzoru nad stanem ochrony informacji niejawnej w podległych zespołach organizacyjnych, dokonywanie kontroli bieżących pracowników posiadających dokumenty niejawne i dostęp do informacji niejawnych, przestrzeganie zasad zatrudniania pracowników na stanowiskach z dostępem do informacji niejawnych.
Zespół Ekonomiczno-Kadrowy jest jednostką organizacyjną administracji wydziałowej - bezpośrednio podległą kierownikowi administracyjnemu, właściwą w zakresie organizowania oraz realizowania zadań ekonomiczno-finansowych Wydziału. Zespołem kieruje kierownik Zespołu Ekonomiczno-Kadrowego.
Do zakresu zadań Zespołu należy:
- rozliczanie kosztów finansowych Wydziału w tym rozliczanie kosztów wynagrodzenia i uposażeń;
- przekazywanie do instytutów kosztów realizacji planu rzeczowo-finansowego (instytutu);
- prowadzenie rejestru umów o dzieło i zlecenia Wydziału;
- sporządzenie projektu planu rzeczowo-finansowego Wydziału na podstawie przedłożonych z instytutów planów, oraz wydziałowych planów przychodów, zakupów, remontów i inwestycji, zatrudnienia i funduszu płac;
- prowadzenie na bieżąco realizacji planu rzeczowo-finansowego Wydziału;
- aktualizacja i sprawdzanie zaksięgowanych kosztów z wydrukami Księgi Głównej Akademii;
- bieżąca aktualizacja i analiza wpływów na kontach działalności niedotowanej;
- przedstawianie kierownikowi administracyjnemu realizacji kosztów z podziałem na rodzaje działalności Wydziału;
- sprawdzanie pod kontem finansowym realizacji prac badawczych i porównanie z kontami księgowymi Akademii;
- prowadzenie ewidencji wypłaconych wynagrodzeń i uposażeń z pochodnymi;
- sporządzanie projektu rocznego planu zatrudnienia Wydziału i sukcesywne uaktualnianie;
- sporządzanie faktur VAT dotyczących realizacji zadań Wydziału;
- wykonywanie umów oraz aneksów o warunkach odpłatności za studia wyższe, podyplomowe, doktoranckie;
- przyjmowanie wpłat (wg ustalonej wysokości) od studentów Wydziału oraz pobieranie i rozliczanie bloczków dowodów wpłat zgodnie z „Instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych wraz z procedurami w zakresie gospodarki finansowej";
- bieżąca aktualizacja wpłat studentów w programach wspomagających obsługę działalności dydaktycznej z kontami księgowymi i programem TRANSCOLLECKT;
- realizacja zadań kadrowych w tym: rozliczanie czasu pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, prowadzenie dokumentacji kadrowej w zakresie badań lekarskich, bezpieczeństwa i higieny pracy itp. oraz przekazywanie pracownikom otrzymanych z kwestury dokumentów dotyczących wynagrodzeń i uposażeń.
tel.: +48 261 83 87 12
Zespół ds. Rozliczeń Prac Badawczych jest wewnętrzną komórką organizacyjną Działu Administracyjno-Technicznego, właściwą w zakresie rozliczeń prac badawczych oraz prowadzenia związanej z tym dokumentacji. Zespołem kieruje kierownik Zespołu ds. Rozliczeń Prac Badawczych
Do zakresu zadań Zespołu należy:
- ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentów finansowych dotyczących kosztów prac naukowo-badawczych, kosztów pośrednich, bezpośrednich oraz z działalności niedotowanej;
- prowadzenie teczek prac badawczych Wydziału i teczek instytutowych z podziałem według rodzaju kosztów;
- w porozumieniu z kierownikami prac badawczych przygotowanie dokumentacji o udzielenie zamówień publicznych, w których uczestniczy Wydział, dotyczących zakupu aparatury specjalnej, materiałów i środków trwałych;
- sporządzanie raportów i zestawień kosztów (w oparciu o wydruki z Egerii i kwestury) poniesionych przez instytuty;
- współuczestniczenie w przygotowaniu zapotrzebowań na materiały i aparaturę specjalną opłacanych z prac badawczych i z pozostałych kosztów;
- bieżąca ewidencja dokumentów gospodarki materiałowo - technicznej: zapotrzebowania i zamówienia, dowody obrotu materiałowego (RJ, RWSM, RWAS, RWN itp.), protokoły przyjęcia usług;
- kontrola i weryfikacja danych finansowo-materiałowych zawartych w aneksach, raportach rocznych i końcowych wykonywanych przez kierowników prac badawczych;
- nadzorowanie zamknięcia kont materiałowo-technicznych, wszystkich prac badawczych Wydziału (wykonywanie załącznika nr 19 do przeniesienia aparatury specjalnej na działalność służbową jednostki organizacyjnej);
- uczestniczenie w komisjach: przetargowych realizujących zakupy sprzętu, inwentaryzacyjnych, upłynnień i wybrakowań;
- prowadzenie ewidencji licencji i oprogramowania Wydziału.
Zespół Organizacyjno-Logistyczny jest wewnętrzną komórką organizacyjną Działu Administracyjno-Technicznego, właściwą w zakresie obsługi i ochrony Wydziału.
Do zakresu zadań Zespołu należy:
- organizowanie i kierowanie zadaniami z zakresu zaopatrzenia materiałowo-technicznego i usług logistycznych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wydziału w tym porównywanie zgodności zgłaszanych potrzeb (dokumentów materiałowych na wydanie sprzętu i materiałów z magazynu Akademii oraz zapotrzebowań na zakup z wyłączeniem ustawy Prawo zamówień publicznych, nadzorowanie realizacji planu zakupów na dany rok kalendarzowy;
- organizowanie i kierowanie zadaniami mającymi na celu właściwą eksploatację sprzętu i pomieszczeń Wydziału, opracowywanie propozycji planu inwestycji, remontów i modernizacji bazy lokalowej Wydziału, egzekwowanie realizacji usunięcia awarii zgłaszanych do Działu Utrzymania Nieruchomości Logistyki Akademii;
- realizowanie zadań związanych z opracowywaniem dokumentacji projektowej niezbędnej do uruchomienia procedur przetargowych na usługi remontowo-budowlane realizowane w Wydziale, przeprowadzeniem procedur o udzielenie zamówień publicznych, w zakresie usług remontowo-budowlanych, konserwacji i inwestycji, oraz wniosków o uruchomienie przetargów na zakup środków trwałych, aparatury specjalnej, materiałów oraz usług ze środków prac badawczych i wydziałowych, przygotowywanie projektów umów i aneksów;
- organizowanie pracy komisji powołanej decyzją dziekana Wydziału w celu wybrakowania, upłynnienia, zużycia, zdekompletowania, dokompletowania, przeklasyfikowania i wyceny środków materiałowotechnicznych w JO Wydziału, oraz nadzorowanie ewidencjonowania i obiegu dokumentów obrotu materiałowego;
- nadzorowanie utrzymania należytego porządku i czystości w pomieszczeniach i obiektach Wydziału z uwzględnieniem zasad ochrony środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy i przeciwpożarowych oraz realizowanie przedsięwzięć wynikających z zabezpieczenia przeciwpożarowego pomieszczeń w obiektach Wydziału;
- nadzorowanie działania systemu ochrony pomieszczeń Wydziału, elektronicznej ewidencji systemu automatycznego obiegu kluczy w bud. nr 100 i 65 i jej bieżące aktualizowanie oraz wykonywania obowiązków przez pracowników realizujących zadania przy pilnowaniu w bud. nr 65.
Punkt Podawczy jest jednoosobową wewnętrzną komórką organizacyjną Działu Administracyjno-Technicznego, właściwą w zakresie obsługi kancelaryjnej Wydziału.
Do zakresu zadań pracownika Punktu Podawczego należy:
- wykonywanie zadań wynikających z procedur czynnościowych dotyczących obiegu dokumentów w Wydziale;
- odbieranie z kancelarii jawnej Akademii korespondencji przychodzącej oraz jej rejestrowanie i dystrybucja w Wydziale;
- prowadzenie ewidencji pism wchodzących, wychodzących oraz monitorowanie ich obiegu;
- uczestniczenie w planowaniu urlopów oraz prowadzenie ewidencji ich wykorzystania;
- prowadzenie ewidencji podróży służbowych pracowników Wydziału;
Warsztat Mechaniczny jest wewnętrzną komórką organizacyjną Działu Administracyjno-Technicznego, właściwą w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego pomieszczeń dydaktycznych i administracyjnych Wydziału.
Do zakresu zadań pracownika Warsztatu Mechanicznego należy:
- wykonywanie prac ślusarskich związanych z obróbką metali i innych materiałów w celu przygotowania sal wykładowych w bud. nr 100 i 65 do zajęć dydaktycznych oraz z montażem drobnych konstrukcji mechanicznych;
- dokonywanie napraw ślusarskich i stolarskich w salach wykładowych i pomieszczeniach służbowych Wydziału.
tel.: +48 261 83 71 95